Referat fra planlægningsmøde, 9. marts 2013 i Veddelev Strands Bådelaug

Beskedent fremmøde - syv deltagere: Flemming (Frederikssund), Lars (Herslev), Jacob (Holbæk), Poul (Hundested), Niels (Isefjordkredsen/Veddelev), Connie (Orø/Bramsnæs) og Poul Astrup(Roskilde).
 
Afbud fra Peter (Bramsnæs), Johs. (Jægerspris), Preben (Roskilde) og Piet (Veddelev); Poul A. repræsenterede Roskilde ved Prebens fravær. 
 
Ingen respons fra Lynæs, Marbæk, Nykøbing og Nordhammer.
 
Ildsjæle arbejder ikke på tomme maver. Efter en times frokost og hyggeligt samvær blev der til gengæld arbejdet hårdt for føden.
  • Ildsjæle
    • Ildsjæl for Jyllinge søges, det er to år siden Peter trak sig efter flere års indsats.
    • Ildsjæl for Frederiksværk søges, efter Per's alt for tidlige død.
    • Enkelte ildsjæle har ikke deltaget i nogle år - det er lidt ærgerligt.
    • Lars stopper i 2015, når der er sejlet SRPI for 20'ende gang, og prøver at finde en afløser i Herslev for at holde den gode stil, som tidligere er praktiseret ved 'pensioneringer'.
       
  • Banen
    • Ved evalueringsmøde efter præmieoverrækkelse med pral i 2012 besluttede vi at sløjfe mærket nord for Langholm, da det er unødvendigt.
    • Der var ikke indkommet yderligere forslag om bane- eller regelændringer.
       
  • Forbedringer og nye tiltag
    • Der vil blive indkøbt ekstra præmier i år. Blandt andet vil vi forsøge at købe 5-6 præmier mærket "Løbsvinder SRPI 2013" for at se om der er interesse herfor blandt deltagerne. Hvis der er interesse, gentager vi succesen - ellers dropper vi idéen.
    • Det er positivt at Dansk Sejlunion fremover laver Texel målebreve for flerskrogsbåde, som vi nu også kan tilbyde kapsejladsløb.
    • Vi vil arbejde seriøst på at lave et underskud i 2013 ved indkøb af præmier; f.eks. broderede trøjer, multiværktøjer og andet lækkert.
        • Connie og Lars vil prøve at digitalisere logoet, så vi kan få bestilt i god tid.
    • Lynæs, Marbæk og Orø er (i denne rækkefølge) de mest populære overnatningshavne.
        • Nordhammer benyttes af meget få (om nogen) sejlere, så vi reducerer forsøgsvis antal anbefalede overnatningshavne ved at slette havnen fra listen.
        • Orø er derimod blevet en kæmpe succes på bare to år. Efter en beskeden start, overnattede 16-18 både dér i 2012, og rygtet spredes formentlig.
    • Ingen indkomne forslag fra deltagerne, som vi vil glæde ved at gentage sidste års gode nyheder:
      • Resultater offentliggøres senest to uger efter sejladsen 
        • Niels har igen påtaget sig den store opgave med resultatberegningen.
        • Lars gennemgår hjemmesiden, for at tjekke om tidsfristerne kan tydeliggøres yderligere. Sidste år vedtog vi..
          • Tidsfrist fredag efter sejladsen - den efterfølgende weekend sender Niels en rykker til dem, der mangler.
          • Logbøger, der kommer senere end onsdag, 10 dage efter sejladsen, medfører tabt præmieberettigelse.
          • Sendrægtige deltagere noteres alene som fuldførende eller ikke fuldførende.
      • Vandrepræmie plus førstepræmie til bedste sejlerskolebåd
        • Både placeres som altid i passende i tur- og kapsejladsløb.
        • Den samlede vinder kåres på tværs af løbsinddelingen efter SRPI TurLys.
        • Alle kan bidrage ved at prøve at få sejlerskoleelever med - enten i sejerskolebåde eller på andres både (alle besætninger med mindst 50% sejlerskoleelever ombord kan deltage i konkurrencen)
        • Piet har påtaget sig at kontakte sejlerskolerne på sejladsens vegne.
      • Procedure for at opnå rabat på havnepenge i Lynæs
        Vi fortsætter med praksis indført i 2012.
        • For at opnå rabat på havnepenge skal deltagerne ved ankomst anbringe en seddel i forstaget med følgende oplysninger: Bådnavn og hjemhavn, ejernavn og telefonnummer.
        • Når havnefogeden ser SRPI-standeren og sedlen, tager han sedlen og checker om de nødvendige oplysninger er der. På den måde har vi pålidelig dokumentation for overnatninger i Lynæs.
        • Umiddelbart efter hjemkomst indbetaler deltagerne deres havnepenge på SRPI's konto mærket 'Lynæs' og 'bådnavn'
        • Havnefogeden sender opkrævning til Niels, der betaler samt sørger for at rykke eventuelle deltagere, der har glemt at få overført beløbet til vores konto.
        • Niels kontakter havnefogeden i Lynæs, og får bekræftet aftalen.  
        • Husk at få samme kode til toiletter som de sidste par år - let at huske.    
    • Vi har i en årrække trukket lod om en præmie blandt de tidligt tilmeldte - vi flotter os og udlover i år et sæt nye søkort (nr. 116, 117 og 118) over Fjordlandet.
        • Lars lægger reklame på hjemmesiden
        • Niels tildeler lodder, og foretager lodtrækning efter 1. maj
        • Vilkår og terminer fremgår her...
           
  • Årets SRPI-stander
    • Vi skal have bestilt hos Aalborg Flagfabrik, men det er efterhånden svært at finde på nye farver.  
    • Vi vedtog at forespørge på to-farvet tryk, f.eks. på gul bund med sort tekst. Alternativt et-farvet tryk, f.eks. med sort bund og hvid tekst
        • Lars tager kontakt, og forhører på priser.
        • Lars rundsender med post, når standerne er klar.
    • I 2012 fik vi lavet 25 færre end tidligere (175 stk mod tidligere 200 stk), og det gik fint.  Om nødvendigt, må vi hjælpe hinanden i naboblubberne, når vi nærmer os sejladsdatoen.
        
  • Hvidbog / tjekliste
    • Hvidbogen vil være et vigtigt planlægningsværktøj fremadrettet. Det behøver ikke være et fix-og-færdigt dokument, men kan sagtens være et dynamisk dokument, der løbende udbygges og opdateres - eventuelt som et fælles Google dokument.
    • Piet deltog ikke i år; vi er vældigt interesserede i at høre hvordan hans arbejde med hvidbogen skrider frem.
        • Niels følger op med Piet
           
  • Plakater i klubber og andre steder:
    • Plakater er ikke udarbejdet endnu - det skal ordnes hurtigst muligt
        • Lars og Piet
        • Ildsjæle opsætter i egne og naboklubber (husk info til hvidbogen)
        • Lars beder Henrik i Dragonfly 'Red Jacket'  hjælpe med opsætning af ca. 15 plakater i København og Øresundsområdet (arbejder for Seldén og kommer vidt omkring)
        • Piet har påtaget sig at tage sig af Sjællands nordkyst. 
    • Vi er usikre på, om postkort (A6 løbesedler) virker. Hvis det ikke er bøvlet, kan vi lige så godt lave dem igen i år, og vurdere igen næste år.
        • Piet spørges
           
  • Øvrig reklame og omtale i klubberne
    • Personlig kontakt er nok den væsentligste faktor - ildsjælenes aktivitetsniveau på det lokale plan, afspejles i høj grad i tilslutningen. 
    • De fleste deltagere er gengangere, men der kommer hvert år nye, der erstatter de frafaldne... skønsmæssigt mindst 10 både per år.
    • Færre og færre klubblade udgives; det er vigtigt at vi får reklame med, hvor de stadig udgives.
        • Dette varetages bedst lokalt i de klubber, hvor vi har ildsjæle.
        • Flemming og Lars har fremstillet lokalt tilpasset til Frederikssund
        • Jacob skal have et lignende til Holbæk.
    • Sejlerskoler en oplagt målgruppe. Lars vil prøve at lokke f.eks. Jyllinge og Herslev til at stille med både til starten ved Selsø Hage.
    • Målgruppen er alle sejlere - kapsejlere og tursejlere. Selvom der tilsyneladende ikke er "et marked" for motorbådssejlads, prøver vi igen at få motorbåde med.
        • Skulle der opstå dialog, så prøv at spørge om ønsker til sådan et arrangement (opgave-typer, banelængde mv.
    • Sejlerskoler er igen en oplagt målgruppe. Sidste år startede både ved Kignæs og Selsø Hage fra Herslev, Jyllinge og Vallensbæk (rygtet vil vide at Snekkersten stiller med en 806'er i år.
        • Piet kontakter som nævnt sejlerskolerne
        • Alle øvrige påvirker, når det overhovedet er muligt - fortæl om konkurrencen ude i klubberne.
    • Ildsjælene vil udnytte enhver mulighed for at få lokalt tilpasset materiale med i blade og på hjemmesider - det kan eventuelt være korte nyheder som dem, der er vist til højre for dette referat.
    • Bannerreklamer mv. til hjemmesider kan hurtigt fremstilles i enhver størrelse.
        • Kontakt Lars med ønsker og behov
           
  • Isefjordkredsen og økonomi
    • Nu hvor SRPI formelt hører under Isefjordkredsen, er større opbakning fra sejlklubberne i kredsen ønskelig.
        • Niels, Connie og Lars (+ måske flere ildsjæle) deltager i kredsens generalforsamling, og tager punktet op.
    • Det er et år siden, der er lavet en aftale mellem HSS og Isefjordkredsen, og det er forløbet forbilledligt. HSS overførte de opsparede midler, og der føres særskilt regnskab.
        • I 2012 var indtægter ca. 28.500, udgifter ca. 23.000.
        • Målsætningen er at have 20-25.000 på kontoen; derfor købes ekstra præmier i 2013, for at reducere akkumuleret saldo på ca. 29.500.
        • Den korte version af sejladsens regnskab findes her... 
             
  • Indkøb af kul og tændvæske til overnatningshavne  
    • Ildsjæle tilmelder og betaler som alle andre, og sender mail med dokumentation for indkøb samt kontonummer til Niels - med kopi til Lars.
        • Orø - Connie
        • Lynæs - Per
        • Frederiksværk - ikke afklaret
        • Marbæk - Jacob
        • Herslev - Lars
    • Da der tilsyneladende ikke er sejlere, der søger til Nordhammer, er der ingen grund til at bede Ole om at købe ind i år.  
        
  • Indkøb af præmier
    • Vi har ikke overblik over lageret, men det er let at gøre status over >A<, >B< og >C< præmier, og tilføje til referatet senere.
    • Vi blev enige om at købe:
        • Søkort 116, 117 og 118 til lodtrækningspræmie
        • 5-6 præmier mærket "Løbsvinder SRPI 2013"
        • Blandede bolcher fra Holbæk Bådcenter som vi plejer - det blev bemærket, at det er tydeligt at deltagerne nyder at komme til præmieoverrækkelsen i rigtig god tid for at se, hvad der er at vælge imellem / hvad vi har fundet på.
        • Sweatshirts med lækkert tryk eller broderi. 
        • Multiværktøjer eller lign. (var meget populære sidste år).
        • Lars går i gang
        • Connie og Lars vedr. logo til trøjer.
    • Hængepartier / uafklarede fra sidste års planlægningsmøde - kan disse afklares?
        • Connie foreslog OL-tøj fra Dansk Sejlunion, og kontakter Steen W.
        • Johs. foreslog Columbus Marine, og kontakter Henrik.
           
  • Det meste er hermed kommet på plads... tak for godt møde til de fremmødte...
Referent, Lars 
 

Optælling af præmier (opdateres):
  • A
  • B
  • C