Referat fra planlægningsmøde, 11. februar 2012 i Frederikssund Sejlklub

Flot fremmøde - tolv deltagere: Flemming (Frederikssund), Per (Frederiksværk), Tina & Lars (Herslev), Jacob (Holbæk), Aksel & Poul (Hundested), Johs. (Isefjordkredsen/Jægerspris), Niels (Isefjordkredsen/Veddelev), Connie (Orø/Bramsnæs), Preben (Roskilde), Piet (Veddelev).
Afbud fra Per (Lynæs) og Jacob (Marbæk).
  
Ildsjæle arbejder ikke på tomme maver. Efter en times frokost og socialt samvær blev der arbejdet hårdt for føden i tre timer, med gennemgang af følgende punkter og Flemming som ordstyrer:  
  • Ildsjæle
    • Ildsjæl for Jyllinge søges. Peter har trukket sig efter flere års engageret indsats.
    • Flot stil fra Hundested: Aksel præsenterede Poul som sin afløser. Poul har deltaget flere gange i Lunte. 
    • Poul fra Hundested, Johs. fra Jægerspris og Niels fra Veddelev deltog for første gang, men holdt sig ikke tilbage med gode ideer og synspunkter... tak for det! 
    • Aksel modtog en lille gave som tak for flere års flot indsats på Halsnæs.
  • Ideer til forbedringer fra deltagere og ildsjæle.
    • Der var ikke indkommet forslag om bane- eller regelændringer. Dog skal sejlads-bestemmelser for kapsejlere rettes mht. pointberegning til kredsmesterskabet jf. Isefjordkredsens kapsejladskoordinering. Hvert startsted skal tælle for sig.
  • Banen
    • På NkS' hjemmeside luftes et ønske om ændret sejladsretning i Isefjorden. Vi har tidligere vendt et lignende forslag. Den gang konkluderede vi, at et langt krydsben (ved frisk vestenvind) fra Frederiksværk til Rønnen, ville være for stor en mundfuld for tursejlere og sejlerskoler. Konklusionen fastholdtes.
    • Flemming påpegede at Hyldeholm S Y fejlagtigt nævnes som rundingsmærke på hjemmesiden. Dette rettes.
    • Flere steder på hjemmesiden, og i sejladsprogrammet er fremhævet at banen beskrevet i logbøgerne er gældende. Ikke desto mindre rundede nogle deltagere Hyldeholm S Y, som udgik af banen for nogle år siden.
      • Ved afstemning besluttedes, at vi fastholder at sejle fra Langholm W R til startmærket Langholm E Y (syd om Langholm S YB). 
      • Ingen ved deres fulde fem forsøger at sejle inden om sydkosten Langholm S YB; mærket tilføjes alligevel i logbøgerne, så der ikke hersker tvivl.  
  • Starten ved Selsø Hage
    • Vi kan eventuelt prøve at lokke nogle af de deltagere fra Sydfjorden, som plejer at sejle til starten i Kignæs, til at starte ved Selsø Hage.
      • Samme fordel med én sparet transportsejlads som ved start fra Kignæs.
      • Kort sejltid til starten fra Jyllinge, Veddelev, Roskilde og Herslev.
      • Flere startende her vil formentlig betyde flere overnattende på Orø, hvilket er ønskeligt.
  • Sejlerskoler
    • Årets sejlerskole båd kåres; både placeres i løb efter TurLys og DH-mål, men der kåres en samlet vinder - og måske en andenplads ved tilstrækkeligt mange deltagere.
    • Spørg om sejlerskolernes ønsker ude i klubberne, og undersøg om initiativet har deres interesse.  
      • Dansk Sejlunions opdaterede koncept for sejlerskoler indeholder kortere kursusforløb, hvori dagssejladser indgår - SRPI må være en oplagt mulighed, med 15-20 timer på vandet og masser af praktisk sejlads og navigation.
      • Afkrydsningsfelter for besætning er tilføjet tilmeldingsskemaet: Sejlerskole-elever med instruktør og Øvede sejlerskole-elever
  • Adgang til tilmeldtes kontaktinfo.
    • Preben og andre ønsker en e-mail med kontaktinfo, når der kommer nye tilmeldte i deres distrikt, for at lette udlevering af standere.
      • Teknisk lader dette sig ikke gøre; i stedet får Ildsjæle med gmail læseadgang til online dokument.
      • Straks efter mødet kunne Connie, Johs, Flemming, Lars, Niels, Piet og Preben læse dokumentet.
      • Øvrige ildsjæle, der ønsker adgang, må sende info om gmail-adresse til Lars.
    • Mailadresser og anden info om deltagerne må ikke deles med andre, eller benyttes til andre formål end afvikling af SRPI.
  • Hvidbog (tjekliste)
    • Piet redegjorde for arbejdet med hvidbogen, og benytter mødet til at fylde på. Piet har løbende modtaget info fra Lars; mere af den slags vil komme.
    • Der er tale om et dynamisk dokument, der løbende udbygges. Vi kan eventuelt oprette et fælles Google dokument. 
  • Resultatberegning og offentliggørelse to uger efter sejladsen (en stor forbedring).
    • Niels har påtaget sig opgaven: At levere resultatliste hurtigere end tidligere. For at imødekomme deltagernes berettigede ønske, var der enighed om at skærpe kravene til indsendelse af logbog:
      • Tidsfrist fredag efter sejladsen - den efterfølgende weekend sender Niels en rykker til dem, der mangler.
      • Logbøger, der kommer senere end onsdag, 10 dage efter sejladsen, medfører tabt præmieberettigelse. Langmodige deltagere noteres alene som fuldførende eller ikke fuldførende.
    • I logbog tilføjes obligatorisk felt med overnatningshavn - giver os bedre grundlag for fremtidige beslutninger.
  • Reklame og omtale i klubberne
    • målgruppen er alle bådtyper og for alle slags sejlere: Kap, Tur og Motor.
    • prøv også at få motorbåde med, og prøv at spørg hvad de kunne ønske sig af sådan et arrangement (opgave-typer, banelængde etc-etc).
    • sejlerskoler en oplagt målgruppe. Lars vil prøve at lokke f.eks. Jyllinge og Herslev til at stille med både til starten ved Selsø Hage. Piet vil tage kontakt til sejlerskoler.
      • der findes ikke liste over kontaktpersoner for sejlerskoler. Johs. oplyste, at der ikke er andet at gøre end at støve alle hjemmesider igennem - og da vil man nok finde ud af, at ikke alle har opdateret info på hjemmesiderne.
      • Connie og Johs vil tage punktet op ved næste møde i Isefjordkredsen
    • Ildsjælene vil udnytte enhver mulighed for at få lokalt tilpasset materiale med. Her findes par oplæg, der frit kan kopieres, klippes og klistres i.
    • Forsøg at få plakaten med i bladene, og ved generalforsamlinger. Deadlines for blade:
      • Danske Flerskrogssejlere - 20. januar (nåede det ikke, men deltager ved deres generalforsamling 3. marts).
      • Herslev Strand Sejlklub - lille reklame ifm. indkaldelse til generalforsamling.
      • Holbæk Sejlklub - 10. marts/april
      • Roskilde Sejlklub - 10. marts/april
      • Jyllinge Sejlklub - 26. februar
      • Frederikssund Sejlklub - ??? (udkommer vist i april)
      • Frederiksværk Motorbådsklub - 1 marts (eller før, udkommer 20. marts)
      • Frederiksværk Sejlklub - ??? (udkommer vist i april)
      • Holbæk Tursejlerklub - 15. marts
      • Frederiksværk Sejlklub - 18. marts
      • Lynæs Sejlklub - 1. april
    • Bannerreklamer til hjemmesider kan fremstilles i enhver størrelse. Link til http://www.srpi.dk/akti/kap/srpi -som fx. på Jyllinges og Veddelevs hjemmesider
  • Plakater i klubber og andre steder:
    • Ildsjæle opsætter i egne og naboklubber (husk info til hvidbogen)
    • Henrik i Dragonfly 'Red Jacket' yder stor hjælp med opsætning af ca. 15 plakater i København og Øresundsområdet:
      • Svanemøllehavnen og Sundkrogskaj: Sundet 2-3 stk, KAS, Frem og Sejlklubben København. 
      • Øresundskysten: Humlebæk, Sletten, Nivå, Rungsted, Vebæk, Tårbæk, Skovshoved og Hellerup.
    • Piet vil tage sig af resten af Sjællands nordkyst.
    • Flemming har med stor succes tilføjet sat en iøjnefaldende gul lap på/ved plakaten, når tilmeldingsfristen nærmer sig med tekst a'la Husk tilmeldingsfrist er 5. juni!.
      Hvor der er mulighed - dvs. i egne klubber - et eksempel til efterfølgelse.
  • Postkort / A6 løbesedler
    • Det blev besluttet at lave en A6 miniplakat til at lægge som huskeseddel rundt om i klubberne. Piet og Lars tager sig af det praktiske, og fastsætter antal.
    • Niels spurgte om det var muligt at få tilbagemelding på effekt af de forskellige tiltag.
  • Årets stander
    • Blev sammen med plakater distribueret blandt de deltagende.
      • Poul tog med til Per fra Lynæs, og Flemming tog med til Jacob fra Marbæk.
    • Vi har fået lavet 25 færre end sidste år. 175 stk = 50 i overskud i stedet for 75. Det kan være vi skal hjælpe hinanden i naboblubberne lidt mere, når vi nærmer os sejladsdatoen.
  • Konkurrence for tidligt tilmeldte / betalende.
    • Lodtrækning om bog, der udkommer til maj (forfatter fra Holbæk, der holder foredrag i Herslev 27. april). 
      • Betalingsdato er udslagsgivende for antal lodder. Betalende får ét lod per måned, ultimo januar, februar, marts og april. Niels bruger fremover betalingsdato som sorteringskriterie.
      • Vinder findes ved tre terningkast, i Herslev 27. april ved foredrag, i Roskilde 17. maj ved Inderfjorden Rundt, og på Orø 27. maj (ved Orø Rundt XL) = 216 lodder.
      • Eventuelt overskydende lodder fordeles efter betalingsdato - er der mod forventning for få lodder, må de sidst betalende undvære.
      • Orø, der har stor ekspertise med terningspil, har bestemt rækkefølgen
        X X Herslev / X 2 X Orø / X X 3 Roskilde, når vindertallet skal findes.
  • SRPI's økonomi under Isefjordkredsen.
    • Der er lavet en skriftlig aftale mellem Herslev Strand Sejlklub og Isefjordkredsen. Niels redegjorde for aftalen:
      • Et juridisk dokument der fastligger hvordan sejladsen videreføres, og hvad der sker med midlerne, hvis samarbejdet med Isefjordkredsen ophører, hvis sejladsen ophører mv.
      • Ildsjælenes frivillige arbejde er fortsat det bærende element for sejladsens videreførsel.
      • Isefjordkredsen ønsker ikke at blande sig i sejladsens afvikling. Sejladsens regnskab varetages af Isefjordkredsens kasserer, tjekkes af dens revisor, og godkendes på generalforsamlingen (ganske som hidtil i HSS-regi).
      • Aftalen er underskevet af parterne, HSS har overført de opsparede midler til Isefjordkredsen, og aftalen er trådt i kraft.
    • Niels' engagement vil sikre en forbedret, løbende økonomisk opfølgning så vi undgår tab på 'glemsomme sejlere' (dårlige betalere har vi jo ikke).
    • Isefjordkredsens retningslinier muliggør udbetaling af kørepenge ved mødeaktiviteter og andet. Ildsjælene valgte ikke at indføre dette, eller anden fryns - undtaget en t-shirt, en kasket eller andet i den prisklasse, der medvirker til sejladsens profilering.
  • Dækning / afregning af udlæg
    • Bortset fra Lars' indkøb af standere, præmier mv. er indkøbene til at overskue (i størrelsesordenen 150-200 kr):
      • Piet får lavet plakater
      • Ildsjæle i overnatningshavne indkøber grillkul og tændvæske
    • Praksis med at Ildsjæle fratrækker udlæg ved indbetaling af startgebyr ophører. Vi tilmelder / betaler som alle andre, og sender mail med dokumentation for indkøb samt kontonummer til Niels - med kopi til Lars.
  • Havnepenge til Lynæs.
    • Beslutning om at droppe ordningen (ved møde 28. august 2011) omgøres under forudsætning af at vi kan få havnefogeden til at medvirke til ordning, der gør det muligt for os at jagte eventuelt glemsomme.
    • Vi har kendskab til to både, der har betalt havnepenge i automaten, da man ikke havde opdaget vores særaftale - udover disse har fire både ikke betalt.
    • Flere bidrog med ideer - konklusionen blev, at både der overnatter i Lynæs skal hænge en seddel med bådnavn og hjemhavn på båden, så havnefogeden let kan indsamle. Efter sejladsen skal vi have sedlerne til opfølgning ved Niels.
      • Preben foreslår at deltagerne printer deres tilmelding, og sætter på bådene (en test viser, at man så skal printe inden der trykkes på 'send' - måske kan dette ændres).
      • Niels gør opmærksom på, at vi har de fleste oplysninger - vi kan lave en fortrykt slip med udfyldt dato, og med plads til Bådens navn, Hjemhavn og Skippers underskrift. Desuden plads til at havnefoged kan bekræfte at båden førte SRPI-stander.
    • Både uden en sådan seddel (i en eller anden form) skal betale havneafgift på almindelig vis, og vil få ekstra service i form af havnefogedens morgenvækning, hvis de ikke har betalt i automaten.
    • Lars tager kontakt til havnefogeden, for at høre om han er med på idéen.
  • Præmier.
    • I 2011 blev der tyndet gevaldigt ud i >A< og >B< præmierne, så vi skal ud og købe temmelig mange. Vi er glade for samarbejdet med Holbæk Bådcenter, og ønsker at fortsætte det; nye kontakter kan give et endnu bredere udvalg af maritime præmier.
      • særligt ønskes præmier, der ikke fylder for meget på lageret.
      • Connie foreslog OL-tøj fra Dansk Sejlunion, Steen W.
      • Johs. foreslog Columbus Marine, og vil kontakte Henrik.
  • Motorbådsopgaver - idéer ønskes.
    • hvis nogen finder 'guldkorn', så send til Lars
    • Per undersøger om vi kan låne 'quiz-bøjer' fra Frederiksværk Sejlklub, og sende info om hvordan klubben har brugt dem - hvad gik konkurrencen ud på?
  • Uddelegering af opgaver
    • Det meste er kommet på plads - kan tilføjes i udkast til hvidbog. 

Referent, Lars 

De tre seneste nyheder

  • Skal du med på den 25. SRPI? SRPI 2020 sejles 20-21. juni. Vi håber at mange vil være med til at fejre, at det er 25. gang der sejles Sjælland Rundt På Indersiden - også deltagere ...
    Sendt 5. jan. 2020 00.14 af S.R.P.I Inderfjord
  • SRPI 2020 - tilmelding er åben Sjælland Rundt På Indersiden sejles for 25. gang, weekenden 20-21. juni 2020. Sæt kryds i kalenderen, og tilmeld dig her...  Med undtagelse af, at Hobie'erne ikke deltager pga ...
    Sendt 22. dec. 2019 14.08 af S.R.P.I Inderfjord
  • SRPI-HC sejles ikke i 2020  Hobie Fleet 815 (HobieCats i Øresund og omegn) besluttede ved deres generalforsamling i november, at deltage i Hobie Fleet 333's jubilæumsarrangement på Fyn, som også bliver DM for klassen ...
    Sendt 19. dec. 2019 22.48 af S.R.P.I Inderfjord
Viser post 1 - 3 af 189. Vis flere »